Vous êtes confronté à votre premier événement et vous ne savez pas par où commencer ? Vous voulez qu’il soit beau et que personne ne l’oublie ? Ne vous inquiétez pas, chez Artechsel, nous sommes des spécialistes de l’organisation d’événements et nous voulons partager avec vous ce que nous avons appris. Voici 5 conseils pour commencer à organiser des événements.

La première chose que vous devez savoir est pourquoi vous êtes intéressé par l’organisation de cet événement. Est-ce la meilleure façon de communiquer ce que vous voulez transmettre à vos clients ? Pourriez-vous choisir un autre moyen de communication : mailing, face à face, etc. Est-ce le bon moment ?

L’organisation d’un événement, ne nous y trompons pas, implique un effort humain et économique très important. Il est indispensable de se poser les questions ci-dessus pour éviter un fiasco. Si l’événement est le meilleur moyen d’atteindre notre public, alors… Allez-y !

Malgré le fait que nous vivions devant un écran d’ordinateur et un téléphone portable, malgré le fait que les nouvelles technologies soient au centre de nos vies aujourd’hui, le contact personnel reste essentiel dans toutes les facettes de la vie et des affaires. Par conséquent, un événement qui combine les deux aspects : le technologique et l’humain aura beaucoup plus de possibilités de succès.

Le premier conseil à donner lors de l’organisation d’un événement est

Connaissez bien votre public pour lui donner quelque chose de différent

Si nous ne connaissons pas nos clients, comment pourrons-nous savoir ce qu’il faut leur montrer lors d’un événement ? Lorsque nous parlons de clients ou de publics, nous ne parlons pas seulement de clients externes, le public interne est aussi important que le public externe. Quitter la routine de travail, établir des liens en dehors du bureau… aura des répercussions plus tard au travail. Les employés qui sont satisfaits de leur entreprise sont des employés qui s’impliquent davantage. N’oubliez pas cela.

C’est le point de départ. Si nous savons ce qu’ils aiment, leurs préoccupations, nous pouvons les affiner et faire les choses correctement. Un autre point essentiel est de sortir des sentiers battus, de penser en dehors des sentiers battus. Si nous leur proposons l’habituel, se souviendront-ils de cet événement et de nous ? La réponse est un NON retentissant. Vous devez donc proposer quelque chose d’unique, de révolutionnaire, “le jamais vu”.

Fixez-vous un budget maximum

Nous sommes tous capables d’organiser le “méga-événement” avec un budget illimité. Le plus dur est de le réaliser avec un budget serré. C’est là qu’intervient la différence entre un professionnel et un amateur : dans la capacité à tirer le meilleur parti d’un budget. Il faut tenir compte du retour sur investissement de l’événement : le ROI. Si l’organisation est une dépense et non un investissement, il y a quelque chose qui ne va pas. Toute action de communication d’entreprise doit rechercher un retour sur investissement, qui ne doit pas nécessairement être monétaire (vous n’allez pas faire payer l’entrée, n’est-ce pas ?). Ce retour peut se faire sous forme de pistes, de contacts, d’ouverture d’une entreprise pendant l’événement, etc.

Définir un objectif clair

Quel est l’objectif de l’événement ? Souhaitez-vous faire connaître votre marque ? Voulez-vous divertir vos clients actuels ou en attirer de nouveaux ? Sans objectif, l’événement est vide de sens et voué à l’échec. Pour qu’un événement dispose d’un budget raisonnable, il doit répondre à un objectif défini. C’est ainsi que vous pourrez évaluer le succès de l’événement à l’avenir.

Types d’événements

Afin d’organiser un événement réussi, nous devons choisir le type d’événement qui correspond le mieux à notre objectif et au contenu que nous voulons transmettre. Une organisation (qu’elle soit privée comme une entreprise ou publique comme l’administration) peut organiser à tout moment une conférence de presse, une conférence, une réunion informelle ou directive, participer à une foire, un séminaire, une journée de team building, une fête…

Dans tous les cas, il faut éviter les formules dépassées où un orateur “lance” son message à un public passif. Nous en avons la possibilité et nous devons en profiter pour utiliser les nouvelles technologies. Grâce à elles, nous renforcerons l’interactivité avec le public pour faire des événements dynamiques.

Cette interaction et ce dynamisme sont essentiels pour attirer et retenir l’attention de notre public. Qu’est-ce qui peut être pire que l’ennui ? RIEN. Ainsi, nous faisons appel à des artistes qui savent séduire et capter le public, qui manipulent de nouveaux formats et de nouvelles technologies qui surprennent les participants à l’événement. C’est la seule façon d’assurer leur attention. N’oubliez pas que l’attention du public diminue 10 minutes après le début de tout discours ou message. Seuls les professionnels, les vrais artistes, sont capables de surmonter cette menace.

Variété de spectacles

Chez Artechsel, nous voulons que votre événement soit un succès. C’est pourquoi nous vous proposons une grande variété de spectacles et d’artistes spécialisés dans les nouvelles technologies et les nouveaux formats qui transformeront un problème en SOLUTION. Laissez les professionnels vous aider à dynamiser votre entreprise.