¿Afrontas tu tu primer evento y no sabes por dónde comenzar? ¿Quieres que quede genial y que nadie lo olvide? No te preocupes, en Artechsel somos especialistas en la organización de eventos y queremos compartir contigo lo que hemos aprendido. Aquí van 5 consejos para empezar a organizar eventos.

Lo primero que debes tener claro es por qué te interesa organizar ese evento. ¿Es la mejor manera de comunicar aquello que quieres transmitir a tus clientes? ¿Podrías elegir otra forma de comunicación: mailing, cara a cara, etc.? ¿Es el momento adecuado?

La organización de un evento, no nos engañemos, supone un esfuerzo tanto humano como económico muy considerable. Plantearse las anteriores preguntas es obligatorio para evitar un fiasco. Si el evento es la mejor forma de alcanzar a nuestro público, entonces… ¡Adelante!

A pesar de que vivimos delante de la pantalla del ordenador y del móvil, a pesar de que las nuevas tecnologías son parte central de nuestra vida actual, el cara a cara, el trato personal sigue siendo esencial en cualquier faceta de la vida y de los negocios. Así pues, un evento que combine ambos aspectos: el tecnológico y el humano tendrá muchas más posibilidades de éxito.

El primer consejo a la hora de organizar un evento es:

Conoce bien a tu público para darle algo diferente

Si no conocemos a nuestros clientes, ¿cómo vamos a ser capaces de saber qué mostrarles en un evento? Cuando hablamos de clientes o públicos no solo hablamos de clientes externos, el público interno es tan importante como el externo. Salir de la rutina laboral, establecer lazos fuera de la oficina… repercutirá después en el trabajo. Unos empleados contentos con su empresa son unos empleados más implicados. No lo olvides.

Este es el punto de partida. Si sabemos qué les gusta, sus inquietudes, podremos afinar y acertar. Otro punto clave es salirnos de la norma, pensar fuera de la caja. Si ofrecemos lo de siempre, ¿acaso se acordarán de este evento y de nosotros? La respuesta es un rotundo NO. Por tanto, debes ofrecer algo único, rompedor, ‘lo nunca visto’.

Márcate un presupuesto máximo

Todos somos capaces de organizar el ‘mega evento’ con un presupuesto ilimitado. Lo difícil consiste en clavarlo con un presupuesto ajustado. Ahí se ve la diferencia entre un profesional y un amateur: en la capacidad de sacarle el máximo rendimiento a un presupuesto. Debes considerar la recuperación de la inversión del evento: el ROI. Si organizarlo va a ser un gasto y no inversión, algo está mal planteado. Cualquier acción de comunicación corporativa debe buscar un retorno de la inversión, que no tiene que ser monetario (no vas a cobrar entrada, ¿verdad?). Este retorno puede venir en forma de leads, de contactos, de apalabrar un negocio durante el evento, etc.

Define un propósito claro

¿Cuál es el objetivo del evento? ¿Quieres dar a conocer tu marca? ¿Quieres agasajar a tus actuales clientes o atraer a nuevos? Sin un objetivo, el evento carece de sentido y estará condenado al fracaso. Si un evento debe tener un presupuesto sensato, éste debe responder a un objetivo definido. Será así cómo puedas valorar el éxito del evento a posteriori.

Tipos de eventos

Para poder organizar un evento exitoso debemos elegir el tipo de evento que mejor se adecúe a nuestro obejtivo y al contenido que queremos transmitir. Una organización (sea privada como una empresa o pública como la administración) puede organizar en un momento dado una rueda de prensa, una conferencia, una reunión informal o directiva, asistir a una feria, un seminario, una jornada de team building, una fiesta…

En todo caso, debemos huir de las fórmulas anticuadas donde un orador ‘vomita’ su mensaje a un público pasivo. Tenemos la posibilidad y debemos aprovecharla de emplear las nuevas tecnologías. Gracias a ellas potenciaremos la interactividad con el público para hacer eventos dinámicos.

Esa interacción y dinamismo son claves para lograr captar y mantener la atención de nuestro público. ¿Qué puede ser peor que aburrir? NADA. Así, recurre a artistas que sepan cómo seducir y atrapar al público, que manejen nuevos formatos y tecnologías que sorprendan a los asistentes al evento. Solo así podrás asegurar su atención. Recuerda que la atención del público baja a los 10 minutos de iniciado cualquier discurso o mensaje. Solo los profesionales, los artistas de verdad, son capaces de superar esta amenaza.

Variedad de espectáculos

En Artechsel queremos que tengas éxito con tu evento. Por eso te ofrecemos una amplia variedad de shows y artistas especializados en nuevas tecnologías y formatos que convertirán un problema en la SOLUCIÓN. Deja que los profesionales ayuden a impulsar tu negocio.